POLITICANDO: ORGANIZAR DOCUMENTOS, RECIBOS, CERTIDÕES...Cristina Papazian

terça-feira, 23 de agosto de 2011

ORGANIZAR DOCUMENTOS, RECIBOS, CERTIDÕES...Cristina Papazian

ORGANIZAR DOCUMENTOS, RECIBOS, CERTIDÕES...

Sabe aqueles momentos enlouquecedores em que temos que procurar documentos, contas, demonstrativos ou notas fiscais, dentre toda aquela papelada que vai sendo acumulada sem muita organização?

Confira as dicas práticas de como fazer a arrumação de sua papelada de forma eficiente tanto na utilização de seu espaço, como na praticidade para guardar/encontrar o que você precisa.

Para começar
Procure pastas, caixas, arquivos adequados a seu estilo pessoal e ao espaço disponível. Lembre-se que arquivos, caixas e pastas também servirão como itens de decoração, além do aspecto prático da organização!

Separe os documentos

USO CONSTANTE

Recibos de contas pagas mensalmente.
Coloque em local de fácil acesso (caso não tenha escritório utilize gavetas do criado mudo ou do armário da cozinha).

O ideal é que o arquivamento seja feito em pastas sanfonadas, numere de 1 a 31 e (dias do mês) e coloque as contas à pagar no dia equivalente (o mesmo para contas a receber); em outra pasta escreva o nome dos recibos pagos, como IPTU, água, luz, telefone, celular, convênio, escola, cartão de crédito etc.

USO RARO

Você pode até ter cópias virtuais, mas as originais precisam estar em um lugar seguro, escritura de imóvel, contrato de seguro, convênio, manual, certidão etc.

Arquive nas prateleiras com acesso difícil, identificando o conteúdo com etiquetas grandes em caixas-arquivo suspenso padronizadas.

As pastas de arquivo suspenso permitem organizar um número grande de categorias separandas por cores dentro da mesma caixa.
Dica: junte os recibos pagos à pasta correspondente ao final de cada ano ou após a entrega da declaração de imposto de renda, por exemplo, IPTU pago 2007
com a escritura do imóvel correspondente, carnê do seguro do carro com a apólice e a nota fiscal do mesmo.

Separe os assuntos por categoria

IMÓVEIS
IPTU, seguro, planta do imóvel, escritura....
CASA
Condominio, água, luz, telefone, internet, tv a cabo, recibo de funcionários.

Manuais de eletrodomésticos (a pasta dos manuais de eletroportáteis da cozinha podem ser arquivados na gaveta das toalhas de mesa ou próximo aos livros de receita para facilitar a consulta e prevenir acidentes desnecessários provocados pela preguiça.

PESSOAL
Escola, celular, academia, passaporte, titulo de eleitor, carteira profissional...

AUTOMÓVEIS
IPVA, multas, licenciamento,

SAÚDE
Contrato do convênio, receitas, exame, carteirinha de vacinação (faça pastas para cada membro da família e cole uma ficha/histórico com dados pessoais, como
data de nascimento, tipo sanguíneo, doenças contraídas etc.

FINANÇAS
Extrato de conta corrente ou cartão de crédito, investimento, testamentos, plano de pensão, declaração de imposto de renda (na pasta da declaração de imposto de renda junte os extratos da conta corrente do ano correspondente).

Tempo de arquivamento
CARRO
• Licenciamento/seguro obrigatório = 1 ano.
• Multas = 5 anos.
• Seguro/apólice = 2 anos.
• Consórcio = até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária.

CASA
• Água, luz, telefone, internet = 3 anos ou o extrato da conta corrente comprovando o débito em conta.
• Condomínio = 20 anos (peça para a administradora do condômino uma declaração da inexistência de débito ao final de cada ano).
• Contrato/recibo aluguel, IPTU = 5 anos.
• Plano de saúde = 5 anos.
• Mensalidade escolar = 5 anos.
• Notas de serviço liberal (encanador, pintor, marceneiro etc.) = prazo da garantia.
• Notas fiscais = enquanto estiver com o produto (eventuais problemas, vício oculto de fabricação)

DESCARTE
Ao descartar contas e documentos – a cada ano você irá descartar as pastas com os recibos com mais de 5 anos – você deve eliminar toda e qualquer referência ao seu nome, endereço e número de documentação, a fim de evitar o roubo de dados pessoais e a utilização em documentos falsos. Se puder, use uma fragmentadora que fará esse trabalho para você de maneira bem eficaz.

Outros métodos
Meio virtual – passando todos os documentos, comprovantes, recibos, etc pelo scanner ou tirando fotos e guardando cópias em seu hard drive, CDs ou em um dos muitos espaços disponíveis na internet, como Google Docs, Evernote...

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